Polityka prywatności

1 Administrator danych

Administratorem danych osobowych zbieranych za pośrednictwem serwisu codemade.pl jest:

We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z nami pod adresem e-mail wskazanym powyżej.

2 Jakie dane zbieramy i w jakim celu

Przetwarzamy wyłącznie dane niezbędne do obsługi poniższych funkcji serwisu:

• Formularz kontaktowy — imię, adres e-mail, treść wiadomości oraz (opcjonalnie) numer telefonu, jeśli zostanie podany. Cel: odpowiedź na zapytanie i przygotowanie oferty.
• Rezerwacja bezpłatnej konsultacji — imię, adres e-mail, numer telefonu, treść notatki oraz wybrany termin spotkania. Cel: umówienie i przeprowadzenie konsultacji, a dane mogą zostać przekazane do naszego wewnętrznego systemu CRM w celu zarządzania kontaktem handlowym.
• Asystent czatu na stronie — treść wiadomości wpisywanych w oknie czatu wraz z identyfikatorem sesji rozmowy (bez powiązania z danymi identyfikującymi, jeśli nie zostaną podane samodzielnie w treści rozmowy). Cel: udzielenie odpowiedzi na pytania o naszą ofertę przy pomocy asystenta opartego na sztucznej inteligencji.
• Statystyki odwiedzin — anonimowy identyfikator odwiedzającego (plik cookie), odwiedzana podstrona, adres strony odsyłającej oraz identyfikator przeglądarki (user-agent). Cel: analiza statystyczna ruchu na stronie na potrzeby rozwoju serwisu.
• Adres IP — przetwarzany technicznie i tymczasowo w celu ochrony formularzy oraz czatu przed nadużyciami (np. automatycznym spamem, próbami przeciążenia usługi).
• Publiczne wersje demonstracyjne (np. demo systemu zamówień, CRM, floty) — dane wpisane samodzielnie przez użytkownika w trakcie testowania demo (dane testowe, konta demonstracyjne), służące jedynie do zaprezentowania działania oprogramowania.

3 Podstawa prawna przetwarzania

Dane przetwarzamy na podstawie:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO — w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy oraz wykonania umowy (odpowiedź na zapytanie, przygotowanie oferty, przeprowadzenie konsultacji);
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes administratora (statystyki odwiedzin, ochrona serwisu przed nadużyciami, obsługa asystenta czatu);
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda użytkownika, w zakresie, w jakim wymagają jej obowiązujące przepisy (np. część plików cookie inna niż niezbędne do działania serwisu).

4 Komu przekazujemy dane

Dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych wyżej celów:

• Dostawca hostingu — na serwerach którego fizycznie przechowywane są dane ([DO UZUPEŁNIENIA]).
• OpenAI, L.L.C. — treść wiadomości przesyłanych do asystenta czatu jest przekazywana temu dostawcy w celu wygenerowania odpowiedzi przy użyciu modelu sztucznej inteligencji. Dostawca ten ma siedzibę w USA — patrz pkt 5 poniżej.
• SMSAPI Sp. z o.o. — wykorzystywana do przesyłania powiadomień SMS do naszego zespołu o nowych zgłoszeniach/rezerwacjach. Numery telefonów osób kontaktujących się z nami nie są przekazywane do tego dostawcy w celach marketingowych.
• Podmioty świadczące nam usługi księgowe, prawne lub IT, jeśli jest to niezbędne do prowadzenia działalności — na podstawie odrębnych umów powierzenia przetwarzania danych.
• Organy państwowe, jeśli obowiązek taki wynika z przepisów prawa.

Nie sprzedajemy danych osobowych ani nie udostępniamy ich podmiotom trzecim w celach marketingowych.

5 Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z asystenta czatu opartego na technologii OpenAI, treść wiadomości przekazywanych do tego asystenta może być przetwarzana na serwerach znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (USA). Przekazanie odbywa się z zapewnieniem odpowiedniego poziomu ochrony danych, w oparciu o standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską lub inny mechanizm zgodny z RODO stosowany przez dostawcę.

6 Okres przechowywania danych

• Dane z formularza kontaktowego i rezerwacji konsultacji — przez czas trwania kontaktu biznesowego, a po jego zakończeniu przez okres niezbędny do obrony przed ewentualnymi roszczeniami (standardowo do 3 lat).
• Treść rozmów z asystentem czatu — do 12 miesięcy od ostatniej wiadomości w danej sesji.
• Anonimowy identyfikator odwiedzającego (cookie statystyczne) — do 12 miesięcy od ustawienia pliku cookie.
• Adresy IP przetwarzane w celu ochrony przed nadużyciami — do 30 dni.
• Dane testowe wprowadzone w publicznych wersjach demonstracyjnych — mogą być okresowo usuwane lub resetowane bez wcześniejszego powiadomienia, jako że służą jedynie prezentacji działania oprogramowania.

7 Pliki cookies i podobne technologie

Serwis wykorzystuje niezbędny plik cookie cm_vid, który:

• zawiera przypadkowo wygenerowany identyfikator, niepowiązany z imieniem, nazwiskiem czy adresem e-mail użytkownika;
• służy wyłącznie do liczenia odwiedzin i odróżniania nowych odwiedzających od powracających na potrzeby statystyki;
• jest ustawiany z atrybutami HttpOnly, Secure i SameSite=Lax oraz wygasa po 12 miesiącach.

Sesja rozmowy z asystentem czatu jest identyfikowana lokalnie w przeglądarce użytkownika i nie jest udostępniana innym witrynom. Użytkownik może w każdej chwili zablokować lub usunąć pliki cookie w ustawieniach swojej przeglądarki — może to jednak ograniczyć działanie niektórych funkcji serwisu (np. statystyk odwiedzin).

8 Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Państwu następujące prawa:

• prawo dostępu do treści swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
• prawo do sprostowania (poprawienia) danych;
• prawo do usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym");
• prawo do ograniczenia przetwarzania;
• prawo do przenoszenia danych;
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie administratora;
• prawo do wycofania zgody w każdym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), jeśli uznają Państwo, że przetwarzanie danych narusza obowiązujące przepisy.

W celu realizacji powyższych praw prosimy o kontakt na adres e-mail wskazany w pkt 1.

9 Bezpieczeństwo danych

Stosujemy techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa odpowiednie do charakteru przetwarzanych danych, w tym:

• szyfrowanie połączenia (HTTPS) dla całego serwisu;
• ograniczony dostęp do danych — tylko dla osób, którym jest to niezbędne do wykonywania obowiązków;
• regularne, szyfrowane kopie zapasowe baz danych;
• mechanizmy ochrony formularzy i czatu przed automatycznym spamem i nadużyciami.

10 Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Odpowiedzi generowane przez asystenta czatu opartego na sztucznej inteligencji mają charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowią zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego skutki prawne wobec użytkownika. Nie stosujemy profilowania w rozumieniu art. 22 RODO.

11 Zmiany polityki prywatności

Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w związku ze zmianami przepisów prawa lub funkcjonalności serwisu. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, a data ostatniej aktualizacji widoczna jest na jej początku.

12 Kontakt

Pytania dotyczące niniejszej polityki oraz przetwarzania danych osobowych prosimy kierować na adres e-mail: [DO UZUPEŁNIENIA] lub pisemnie na adres siedziby wskazany w pkt 1.