Polityka prywatności

1 Administrator danych

Administratorem danych osobowych, o których mowa w niniejszej polityce, jest:

We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z nami pod adresem e-mail wskazanym powyżej.

2 Jakie dane zbieramy i w jakim celu

Przetwarzamy wyłącznie dane niezbędne do poniższych celów:

• Formularz kontaktowy (na stronie i w wersjach demonstracyjnych) — imię, adres e-mail, treść wiadomości oraz (opcjonalnie) numer telefonu. Cel: odpowiedź na zapytanie i przygotowanie oferty. Na podany adres wysyłamy automatyczne potwierdzenie otrzymania wiadomości.
• Rezerwacja bezpłatnej konsultacji — imię, adres e-mail, numer telefonu, treść notatki oraz wybrany termin spotkania. Cel: umówienie i przeprowadzenie konsultacji.
• Asystent czatu na stronie — treść wiadomości wpisywanych w oknie czatu wraz z identyfikatorem sesji rozmowy i identyfikatorem odwiedzającego (pkt 7), bez powiązania z danymi identyfikującymi, jeśli nie zostaną podane samodzielnie w treści rozmowy. Odpowiedzi generuje model sztucznej inteligencji. Jeśli w rozmowie podasz dane kontaktowe i poprosisz o kontakt, asystent przekaże nam je jako zgłoszenie. Cel: udzielenie odpowiedzi na pytania o naszą ofertę.
• Messenger (nasz profil na Facebooku) — treść wiadomości, identyfikator nadany przez Meta oraz imię z profilu na Facebooku. Na wiadomości odpowiada asystent oparty na sztucznej inteligencji, a w razie potrzeby nasz pracownik. Cel: odpowiedź na pytania i obsługa zapytań.
• Korespondencja e-mail i rozmowy telefoniczne — dane podane w wiadomości lub rozmowie (np. imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy, treść sprawy). Cel: odpowiedź i obsługa sprawy.
• Asystent telefoniczny (AI) — jeśli nie odbierzemy połączenia, może je odebrać głosowy asystent oparty na sztucznej inteligencji. Na początku rozmowy informuje, że jest asystentem AI i że rozmowa jest nagrywana. Przetwarzamy: numer telefonu dzwoniącego i numer wybrany, datę, godzinę i długość połączenia, nagranie głosu, zapis tekstowy (transkrypcję) rozmowy, dane podane w rozmowie (np. imię, nazwa firmy, adres e-mail, temat sprawy, wybrany termin konsultacji) oraz automatycznie przygotowane podsumowanie i ocenę rozmowy. Jeśli numer należy do osoby, która już kontaktowała się z nami, możemy powiązać rozmowę z jej zgłoszeniem w CRM. Jeżeli tuż przed połączeniem na stronie codemade.pl kliknięto nasz numer telefonu, zapisujemy to kliknięcie wraz z identyfikatorem odwiedzającego (pkt 7) i możemy powiązać rozmowę z historią odwiedzin tego identyfikatora (dopasowanie po czasie). Cel: odpowiedź na pytania o ofertę, umówienie konsultacji, przekazanie prośby o oddzwonienie oraz udokumentowanie ustaleń z rozmowy.
• Klienci i kontrahenci — dane osób reprezentujących klientów i kontrahentów oraz osób wskazanych do kontaktu (imię i nazwisko, stanowisko, służbowy adres e-mail i numer telefonu), a także dane potrzebne do zawarcia i wykonania umowy oraz rozliczeń (np. firma, adres, NIP, dane do faktur). Cel: zawarcie i wykonanie umowy, rozliczenia, wypełnienie obowiązków księgowych i podatkowych oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń.
• Obsługa zgłoszeń w CRM — zgłoszenia z formularzy, czatu i Messengera trafiają do naszego wewnętrznego systemu CRM, w którym prowadzimy kontakty handlowe. Po wysłaniu formularza lub przekazaniu danych w czacie możemy powiązać zgłoszenie z historią odwiedzin zapisaną pod identyfikatorem z pliku cookie (pkt 7) — np. żeby wiedzieć, które podstrony dana osoba oglądała przed kontaktem. Cel: lepsze przygotowanie odpowiedzi i oferty.
• Statystyki odwiedzin — identyfikator odwiedzającego (plik cookie), odwiedzana podstrona, adres strony odsyłającej, identyfikator przeglądarki (user-agent), adres IP oraz ustalona na jego podstawie przybliżona lokalizacja (miasto i kraj). Lokalizację określamy na własnym serwerze, korzystając z lokalnie przechowywanej bazy DB-IP — adres IP nie jest w tym celu nikomu przekazywany. Cel: analiza statystyczna ruchu na potrzeby rozwoju serwisu, w tym ustalenie, z jakich regionów pochodzą odwiedzający.
• Adres IP — zapisywany przy każdej odsłonie strony wraz ze statystykami odwiedzin (wyżej), a także przetwarzany technicznie w logach serwera oraz w celu ochrony formularzy i czatu przed nadużyciami (np. automatycznym spamem, próbami przeciążenia usługi).
• Publiczne wersje demonstracyjne (np. demo systemu zamówień, CRM, floty) — dane wpisane samodzielnie przez użytkownika w trakcie testowania demo (dane testowe, konta demonstracyjne), służące jedynie do zaprezentowania działania oprogramowania. Polecenia wpisywane w funkcjach opartych na sztucznej inteligencji (np. generowanie treści SMS) są przekazywane do modelu AI w celu wygenerowania odpowiedzi.

3 Podstawa prawna przetwarzania

Dane przetwarzamy na podstawie:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO — w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy oraz wykonania umowy (odpowiedź na zapytanie, przygotowanie oferty, przeprowadzenie konsultacji, realizacja umów z klientami);
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO — w celu wypełnienia obowiązków prawnych, w szczególności księgowych i podatkowych (np. wystawianie i przechowywanie faktur);
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes administratora (statystyki odwiedzin i powiązanie zgłoszeń z historią odwiedzin, ochrona serwisu przed nadużyciami, obsługa asystenta czatu, Messengera i asystenta telefonicznego, w tym nagrywanie i transkrypcja rozmów z asystentem telefonicznym, korespondencja, kontakt z osobami reprezentującymi klientów i kontrahentów, ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń);
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda, w zakresie, w jakim wymagają jej obowiązujące przepisy (np. pliki cookie inne niż niezbędne do działania serwisu).

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do skorzystania z danej funkcji — bez adresu e-mail nie odpowiemy na zapytanie ani nie potwierdzimy terminu konsultacji. W przypadku umowy podanie danych jest warunkiem jej zawarcia, a podanie danych do faktury — wymogiem ustawowym.

4 Komu przekazujemy dane

Serwis codemade.pl, nasze wewnętrzne systemy (m.in. CRM i statystyki) oraz wersje demonstracyjne działają na własnych, fizycznych serwerach Code-Made sp. z o.o., które samodzielnie utrzymujemy i administrujemy — tam też przechowujemy dane. Systemy produkcyjne, które tworzymy i utrzymujemy dla klientów, działają na serwerach OVH (patrz niżej i pkt 11).

Dane mogą być przekazywane następującym odbiorcom, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych wyżej celów:

• OVH Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu — dostawca infrastruktury serwerowej, na której utrzymujemy systemy produkcyjne naszych klientów; przetwarza dane wyłącznie na nasze polecenie, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych.
• Microsoft Ireland Operations Limited (Dublin, Irlandia) — dostawca usługi Microsoft 365, w której prowadzimy firmową pocztę e-mail; trafiają do niej m.in. wiadomości z formularzy na stronie i korespondencja z klientami.
• OpenAI Ireland Ltd (Dublin, Irlandia) — dostawca modeli sztucznej inteligencji: treść wiadomości do asystenta czatu (na stronie i w Messengerze) oraz polecenia wpisywane w funkcjach AI wersji demonstracyjnych są mu przekazywane w celu wygenerowania odpowiedzi. Dane mogą być przetwarzane także w USA — patrz pkt 5.
• Eleven Labs Inc. (USA) — dostawca platformy ElevenLabs, na której działa asystent telefoniczny (pkt 2): przetwarza nagranie głosu, rozpoznaje mowę, generuje odpowiedzi asystenta, sporządza transkrypcję i podsumowanie rozmowy oraz przechowuje nagranie; działa jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych. Dane mogą być przetwarzane w USA — patrz pkt 5.
• Meta Platforms Ireland Limited (Dublin, Irlandia) — dostawca serwisu Facebook i komunikatora Messenger, przez które można się z nami kontaktować. Meta przetwarza dane użytkowników także jako odrębny administrator, zgodnie ze swoją polityką prywatności; w zakresie statystyk naszego profilu (Page Insights) jesteśmy z Meta współadministratorami.
• LINK Mobility Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Gliwicach (operator serwisu SMSAPI) — wysyłka powiadomień SMS do naszego zespołu o nowych zgłoszeniach i rezerwacjach. Numery telefonów osób kontaktujących się z nami nie są przekazywane temu dostawcy w celach marketingowych.
• Google Ireland Limited (Dublin, Irlandia) — usługa reCAPTCHA, chroniąca niektóre formularze (np. logowanie do wersji demonstracyjnej) przed botami, oraz czcionki Google Fonts używane na części naszych stron. Przeglądarka przekazuje przy tym Google m.in. adres IP i informacje o urządzeniu; dane mogą trafić do USA — patrz pkt 5.
• Cloudflare, Inc. (USA) — sieć CDN (cdnjs), z której wersja demonstracyjna CRM pobiera biblioteki programistyczne; przeglądarka przekazuje przy tym adres IP.
• Podmioty świadczące nam usługi księgowe, prawne, bankowe lub IT, jeśli jest to niezbędne do prowadzenia działalności — na podstawie odrębnych umów, w tym umów powierzenia przetwarzania danych.
• Organy państwowe, jeśli obowiązek taki wynika z przepisów prawa.

Nie sprzedajemy danych osobowych ani nie udostępniamy ich podmiotom trzecim w celach marketingowych.

5 Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Część naszych dostawców (OpenAI, ElevenLabs, Google, Microsoft, Meta, Cloudflare) należy do grup kapitałowych z siedzibą w USA, dlatego dane mogą być przetwarzane także poza Europejskim Obszarem Gospodarczym — w szczególności treść wiadomości przekazywanych do modelu sztucznej inteligencji (OpenAI), nagrania i transkrypcje rozmów z asystentem telefonicznym (ElevenLabs) oraz dane techniczne przesyłane przy korzystaniu z usług Google i Cloudflare. Przekazanie odbywa się z zapewnieniem odpowiedniego poziomu ochrony danych: na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework) — w przypadku podmiotów nim objętych — lub standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Kopię stosowanych zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z nami (pkt 1).

6 Okres przechowywania danych

• Dane z formularza kontaktowego, rezerwacji konsultacji i korespondencji (wraz z powiązaną historią odwiedzin) — przez czas trwania kontaktu biznesowego, a po jego zakończeniu przez okres niezbędny do obrony przed ewentualnymi roszczeniami (standardowo do 3 lat).
• Dane klientów i kontrahentów — przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu do upływu terminów przedawnienia roszczeń; dokumenty księgowe (np. faktury) — przez okres wymagany przepisami (co do zasady 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku).
• Treść rozmów z asystentem czatu i wiadomości z Messengera — do 12 miesięcy od ostatniej wiadomości w danej rozmowie.
• Rozmowy z asystentem telefonicznym (nagranie głosu, numer telefonu, dane połączenia, transkrypcja i podsumowanie) oraz zapis kliknięcia numeru telefonu na stronie — przez okres niezbędny do analizy jakości obsługi i rozwoju usługi, nie dłużej niż 3 lata od rozmowy. Jeśli w rozmowie umówiono konsultację lub przekazano prośbę o kontakt, dane kontaktowe i podsumowanie sprawy przechowujemy także jak dane z formularza kontaktowego (wyżej).
• Identyfikator odwiedzającego (cookie statystyczne) — do 12 miesięcy od ustawienia pliku cookie.
• Adres IP i przybliżona lokalizacja zapisane w statystykach odwiedzin — do 24 miesięcy od odsłony, także gdy historia odwiedzin została powiązana ze zgłoszeniem; po tym czasie są usuwane, a w statystykach pozostaje sama odsłona.
• Adresy IP w logach serwera i w mechanizmach ochrony przed nadużyciami — do 30 dni.
• Dane testowe wprowadzone w publicznych wersjach demonstracyjnych — mogą być okresowo usuwane lub resetowane bez wcześniejszego powiadomienia, jako że służą jedynie prezentacji działania oprogramowania.

7 Pliki cookies i podobne technologie

Serwis codemade.pl wykorzystuje własny plik cookie statystyczny cm_vid, który:

• zawiera przypadkowo wygenerowany identyfikator — sam w sobie nie zawiera imienia, nazwiska ani adresu e-mail, ale po wysłaniu formularza lub podaniu danych w czacie historia odwiedzin zapisana pod tym identyfikatorem może zostać powiązana ze zgłoszeniem (pkt 2);
• służy do liczenia odwiedzin i odróżniania nowych odwiedzających od powracających;
• jest ustawiany z atrybutami HttpOnly, Secure i SameSite=Lax oraz wygasa po 12 miesiącach.

Sesja rozmowy z asystentem czatu jest identyfikowana lokalnie w przeglądarce użytkownika i nie jest udostępniana innym witrynom. Wersje demonstracyjne mogą zapisywać dane testowe i ustawienia w pamięci lokalnej przeglądarki (localStorage). Na stronach korzystających z Google reCAPTCHA (np. logowanie do wersji demonstracyjnej) Google może zapisywać własne pliki cookie służące odróżnianiu ludzi od botów.

Użytkownik może w każdej chwili zablokować lub usunąć pliki cookie w ustawieniach swojej przeglądarki — może to jednak ograniczyć działanie niektórych funkcji serwisu (np. statystyk odwiedzin).

8 Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Państwu następujące prawa:

• prawo dostępu do treści swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
• prawo do sprostowania (poprawienia) danych;
• prawo do usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym");
• prawo do ograniczenia przetwarzania;
• prawo do przenoszenia danych;
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie administratora;
• prawo do wycofania zgody w każdym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), jeśli uznają Państwo, że przetwarzanie danych narusza obowiązujące przepisy.

W celu realizacji powyższych praw prosimy o kontakt na adres e-mail wskazany w pkt 1.

9 Bezpieczeństwo danych

Stosujemy techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa odpowiednie do charakteru przetwarzanych danych, w tym:

• szyfrowanie połączenia (HTTPS) dla całego serwisu;
• ograniczony dostęp do danych — tylko dla osób, którym jest to niezbędne do wykonywania obowiązków;
• regularne, szyfrowane kopie zapasowe baz danych;
• mechanizmy ochrony formularzy i czatu przed automatycznym spamem i nadużyciami.

10 Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Odpowiedzi generowane przez asystentów opartych na sztucznej inteligencji (na stronie, w Messengerze i przez telefon) mają charakter wyłącznie informacyjny, a umówienie konsultacji przez asystenta telefonicznego następuje wyłącznie na prośbę rozmówcy. Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływały (art. 22 RODO).

11 Systemy tworzone i utrzymywane dla klientów

W systemach, które tworzymy, wdrażamy i utrzymujemy na zlecenie klientów, administratorem danych osobowych (np. danych klientów lub pracowników naszego klienta) jest klient. Code-Made sp. z o.o. przetwarza te dane wyłącznie w jego imieniu i na jego polecenie, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO). Systemy produkcyjne klientów utrzymujemy na serwerach OVH Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, która działa jako dalszy podmiot przetwarzający.

Zasady przetwarzania danych w takim systemie określa polityka prywatności danego klienta. W sprawach dotyczących tych danych — w tym realizacji praw opisanych w pkt 8 — należy kontaktować się bezpośrednio z klientem; pomożemy mu takie żądanie zrealizować.

12 Zmiany polityki prywatności

Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w związku ze zmianami przepisów prawa lub funkcjonalności serwisu. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, a data ostatniej aktualizacji widoczna jest na jej początku.

13 Kontakt

Pytania dotyczące niniejszej polityki oraz przetwarzania danych osobowych prosimy kierować na adres e-mail info@codemade.pl, telefonicznie pod numerem +48 77 688 84 96 lub pisemnie na adres siedziby wskazany w pkt 1.